Personlig information &
Ledelsespolitik

1   Introduktion

Vi bruger dine personlige oplysninger for at opfylde vores forpligtelse til at give en personlig og unik gæsteserviceoplevelse. Som en del af denne forpligtelser, er vi forpligtede til at beskytte fortroligheden af de personlige oplysninger, vi indsamler.

Som en af vores gæster forstår og accepterer du, at vi indsamler og bruger dine personlige oplysninger i overensstemmelse med denne politik for håndtering af personlige oplysninger for gæster (denne “politik”).

2   Anvendelsen af denne politik

Denne politik gælder for personlige oplysninger om gæster og andre personer, som vi har forretningsforbindelse med eller som besøger os, samt for brugen af ​​disse personlige oplysninger i enhver form – uanset om det er mundtligt, elektronisk eller skriftligt.

Henvisninger til “Hotellet”, “vi” og “vores” i denne politik refererer, afhængigt af konteksten, til Hotel Sanders A/S.

“Personlige oplysninger” betyder enhver information, der indsamles og registreres i en form, der tillader, at du kan identificeres personligt, enten direkte (f.eks. navn) eller indirekte (f.eks. telefonnummer) som en fysisk person.

Denne politik for håndtering af personlige oplysninger udgør en del af vilkårene og betingelserne, der regulerer vores hoteltjenester. Ved at acceptere disse vilkår og betingelser accepterer du udtrykkeligt bestemmelserne i denne politik.

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger i overensstemmelse med gældende lovbestemmelser for at beskytte dine persondata mod ulovlig eller utilsigtet ødelæggelse, utilsigtet ændring eller tab og uautoriseret adgang eller videregivelse. Til dette formål har vi truffet tekniske foranstaltninger (såsom firewall) og organisatoriske foranstaltninger (såsom bruger-id/adgangskode-system, fysisk beskyttelse osv.).

3   Typer af personlige oplysninger, vi indsamler

Begrebet “personlige oplysninger” i denne politik refererer til oplysninger, der enten identificerer dig som enkeltperson eller er i stand til at identificere dig som enkeltperson. Typerne af personlige oplysninger, vi behandler, omfatter:

dit navn, kontaktoplysninger, stilling, fødselsdato, nationalitet og pasnummer; oplysninger om dit ophold, herunder din ankomst- og afrejsedato, køb af varer og tjenesteydelser, særlige ønsker, observationer om dine servicemæssige præferencer (herunder værelses- og feriepræferencer) og modtagne beskeder; dine kreditkortoplysninger, online brugerkontooplysninger og profiloplysninger; eventuelle oplysninger nødvendige for at imødekomme specielle ønsker (f.eks. specifikke diætønsker, køb af varer og tjenesteydelser, jubilæumsdatoer osv.); oplysninger indsamlet gennem brug af lukkede kredsløbsovervågningssystemer, kortnøgle og andre sikkerhedssystemer; kontakt- og andre relevante oplysninger vedrørende medarbejdere i virksomhedskonti; i begrænset omfang oplysninger vedrørende kredit for kunder. Vi indsamler ikke bevidst følsomme oplysninger, såsom oplysninger, der afslører racemæssig eller etnisk oprindelse, politiske meninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger, medlemskab af fagforeninger, genetiske data, biometriske data, oplysninger om helbred eller oplysninger om en gæsts seksualliv eller seksuel orientering.

4  Hvordan indsamler vi personlige oplysninger

Vi indsamler oplysninger om dig på følgende måder:

når du giver oplysninger til os via vores hjemmeside eller når du sender os e-mails; når vi taler med dig i telefonen; når vi taler med dig personligt; når du bruger vores hjemmesider eller applikationer; eller når dit billede optages på CCTV på hotellet, når du bruger telefonerne på værelset eller bruger dit kortnøgle. De fleste personlige oplysninger, vi behandler, er oplysninger, som du eller nogen, der handler på dine vegne, vidende giver os. Imidlertid behandler vi i visse tilfælde personlige oplysninger, som vi er i stand til at slutte om dig baseret på andre oplysninger, du giver os, eller baseret på vores interaktioner med dig, eller personlige oplysninger om dig, som vi modtager fra en tredjepart, såsom en rejsearrangør.

5 Til hvilke formål bliver oplysningerne brugt

I henhold til den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) kan vi indsamle og behandle dine personlige oplysninger for at:

opfylde kontraktlige forpligtelser over for dig, enhver involveret i processen med at arrangere din rejse (f.eks. rejsebureauer, gruppearrangører eller din arbejdsgiver) og leverandører (f.eks. kreditkortselskaber); tilbyde og opkræve for hotelopholdet og andre varer og tjenesteydelser, du køber; give dig en bedre, mere personlig serviceniveau; gennemføre markedsundersøgelser, kundetilfredsheds- og kvalitetssikringsskemaer, direkte markedsføring og salgsfremmende aktiviteter; besvare anmodninger om information og service; sikre sikkerheden og beskyttelsen af ​​personale, gæster og andre besøgende; administrere generel registrering af

6 Videresending af dine personlige oplysninger

Fra tid til anden kan vi videregive dine personlige oplysninger. Vi foretager altid sådanne videregivelser i overensstemmelse med GDPR. Omstændigheder, hvor vi kan foretage sådan videregivelse, er i tilfælde af vedligeholdelse af vores IT-system.

I den situation videregiver vi oplysninger til følgende tredjeparter:

6.1   JURIDISKE KRAV

Vi forbeholder os retten til at videregive alle personlige oplysninger, vi har om dig, hvis vi er forpligtet til at gøre det ved en domstol eller anmodet om at gøre det af en statslig enhed eller hvis vi finder det nødvendigt eller ønskeligt at overholde loven eller at beskytte eller forsvare vores rettigheder eller ejendom i overensstemmelse med gældende love. Vi forbeholder os også retten til at beholde indsamlede personlige oplysninger og behandle sådanne personlige oplysninger for at overholde regnskabs- og skatteregler og -bestemmelser samt eventuelle specifikke love om opbevaring af optegnelser.

7   Oplysninger vi indsamler, når du besøger os online

Hvis du vælger at få information eller lave forretning med os online ved at besøge www.hotelsanders.com, kan du ønske at vide følgende:

7.1   Du Kan Browse Uden At Afsløre Din Identitet

Du kan altid besøge vores hjemmesider uden at afsløre, hvem du er eller give nogen personlige oplysninger.

7.2   Brugsinformation

Når du besøger vores hjemmesider, indsamler vi brugsinformation (f.eks. internetprotokoladressen, der automatisk tildeles din computer, hver gang du browser på internettet, datoen og tidspunktet for dit besøg, typen af ​​internetbrowser, du bruger, og URL’en for enhver anden hjemmeside, der har henvist dig til vores hjemmeside, samt de sider, du besøger, og den tid, du bruger på hver side), men disse oplysninger er ikke knyttet til dig som enkeltperson, medmindre du opretter en brugerprofil. Vi bruger disse oplysninger til at evaluere og forbedre funktionerne, gæstens oplevelse og funktionaliteten af vores hjemmesider.

7.3   Cookie Teknologi

Vi bruger “cookie-teknologi” på vores hjemmesider for at tillade os at evaluere og forbedre funktionaliteten af vores hjemmesider. Cookies kan ikke i sig selv bruges til at afsløre din identitet. De identificerer din browser, men ikke dig, over for vores servere, når du besøger vores hjemmesider.

Hvis du ikke ønsker at acceptere cookies, kan du blokere dem ved at justere indstillingerne i din internetbrowser. Men hvis du blokerer dem, vil du ikke kunne bruge alle funktionerne på vores hjemmesider, herunder tilpasningsfunktionerne forbundet med oprettelse af en brugerprofil.

7.4   Oprettelse af Brugerprofil

Du kan oprette en brugerprofil på www.hotelsanders.com for at lette dine online transaktioner og tilpasse din oplevelse på vores hjemmesider til dine interesser, hvilket giver os mulighed for at give mere relevante anbefalinger til dig. Vi kan bruge de oplysninger, du angiver i din brugerprofil, til at udfylde andre databaser, som vi og vores serviceudbydere vedligeholder, efter behov. Ved at oprette en brugerprofil accepterer du, at vi må bruge de personlige oplysninger, du giver, til disse formål.

Du kan se, opdatere eller fjerne eventuelle personlige oplysninger, som du har angivet til os for at inkludere i din brugerprofil, ved at ændre din brugerprofil online eller sende en e-mail til info@hotelsanders.com. Selv hvis du vælger ikke at oprette en brugerprofil, kan du stadig bruge vores hjemmesider til at søge efter og købe tjenester.

7.5   Sikkerhed

Fordi sikkerheden af dine personlige oplysninger er vigtig for os, bruger vi Secure Socket Layer (“SSL”) software til at kryptere de personlige oplysninger, du giver os. Hvis din browser er SSL-aktiveret (som de fleste er), vil din transmission af personlige oplysninger til os online blive krypteret. Du kan bekræfte, om dine personlige oplysninger transmitteres ved hjælp af SSL-kryptering ved at kontrollere symbolet for en lukket hængelås eller en solid nøgle i bundlinjen af din browser-vindue. Du kan også bekræfte, at dine personlige oplysninger vil blive krypteret ved hjælp af SSL-kryptering ved at sikre dig, at præfikset for webadressen på den pågældende side er ændret fra “http” til “https”. Hvis du ikke ser det passende symbol og præfikset “https”, bør du ikke antage, at de personlige oplysninger, du bliver bedt om at give, vil blive krypteret inden transmission.

De personlige oplysninger, vi indsamler fra dig online, opbevares af os og/eller vores serviceudbydere på databaser, der er beskyttet af en kombination af fysiske og elektroniske adgangskontroller, firewall-teknologi og andre rimelige sikkerhedsforanstaltninger. Ikke desto mindre kan sådanne sikkerhedsforanstaltninger ikke forhindre al tab, misbrug eller ændring af personlige oplysninger, og vi er ikke ansvarlige for eventuelle skader eller ansvar i forbindelse med sådanne hændelser i det fulde omfang tilladt efter loven. I tilfælde af et databrud, vil vi i sjældne tilfælde underrette dig om eventuel tab, misbrug eller ændring af personlige oplysninger, der kan påvirke dig, så du kan træffe passende foranstaltninger for at beskytte dine rettigheder.

7.6 Personer under den lovlige myndighedsalder

Vores hjemmeside sælger ikke produkter eller tjenester til børn, og vi indsamler eller beder ikke bevidst om personlige oplysninger fra børn. Hvis du er under 18 år (eller under den lovlige myndighedsalder i det land, hvorfra du tilgår vores hjemmesider), kan du kun bruge vores hjemmesider med deltagelse af en forælder eller værge.

8 Valgmulighed

Du kan altid vælge, hvilke personlige oplysninger (hvis nogen) du ønsker at give os. Men hvis du vælger ikke at give visse oplysninger, kan det påvirke nogle af dine oplevelser med os (for eksempel kan vi ikke foretage en reservation uden et navn).

Hvis du giver os dine kontaktoplysninger (f.eks. postadresse, e-mail-adresse eller telefonnummer), kan vi kontakte dig inden dit ophold for at sikre, at dit ophold lever op til dine forventninger, og hvis du vælger at tilmelde dig vores nyhedsbrev, distribuere vores nyhedsbrev til dig. Du kan altid vælge, om du ønsker at modtage en eller alle disse kommunikationer ved at kontakte os som beskrevet i afsnit 12 nedenfor eller følge “afmeld”-instruktionerne i kommunikationerne.

9 Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Hotel Sanders opbevarer og bruger dine personlige oplysninger i 365 dage efter dit ophold i overensstemmelse med dansk lov og sletter straks sådanne personlige oplysninger, hvis formålet med brugen er blevet opfyldt. Fremgangsmåden og metoden til sletning er som følger:

• Personlige oplysninger, der er dokumenteret på papir, vil blive makuleret eller forbrændt.
• Personlige oplysninger, der er gemt som elektroniske filer, vil blive slettet ved tekniske midler, så optegnelserne ikke kan rekonstrueres.

10 Opdatering eller adgang til dine personlige oplysninger

Du har ret til at få adgang til, ændre og anmode om sletning af personlige oplysninger, der vedrører dig. Hvis du ønsker at få oplysninger om eventuelle personlige oplysninger, vi måtte have om dig, kan du gøre dette ved at sende os en skriftlig anmodning pr. brev eller e-mail til adresserne angivet i afsnit 12 nedenfor. Vær venlig at medtage dit fulde navn, adresse og telefonnummer samt en kopi af et dokument, der beviser din identitet (f.eks. et ID-kort eller pas), så vi kan fastslå din identitet og om vi har nogen personlige oplysninger om dig, eller hvis vi har brug for at kontakte dig for at indhente yderligere oplysninger, der kan være nødvendige for at træffe den afgørelse.

Hvis du indsender mere end én anmodning i hurtig rækkefølge, kan vi besvare din efterfølgende anmodning ved at henvise til vores tidligere svar og kun identificere eventuelle væsentlige ændringer.

Du kan altid anmode om, at vi retter, aflyser og/eller stopper behandlingen af personlige oplysninger, som vi opbevarer om dig. Hvis de personlige oplysninger er forkerte, eller behandlingen skal stoppes, vil vi slette eller rette de personlige oplysninger.

11 Ændringer i denne politik

Ligesom vores forretning ændrer sig konstant, kan denne politik også ændre sig. For at hjælpe dig har denne politik en effektiv dato, der er angivet i slutningen af dette dokument.

12 Anmodning om adgang til personlige oplysninger/Spørgsmål eller klager

Hvis du har spørgsmål til denne politik eller bekymringer eller klager vedrørende administrationen af politikken, eller hvis du ønsker at indsende en anmodning (på den måde, der er beskrevet i afsnit 10 ovenfor) om adgang til de personlige oplysninger, som vi opbevarer om dig, bedes du kontakte os ved at bruge en af følgende metoder:

ved at kontakte hotellet via e-mail info@hotelsanders.com, ATT: Security & Compliance ved at sende brev til Tordenskjoldsgade 15, 1055 København K, Danmark. Alle anmodninger om adgang til dine personlige oplysninger skal indsendes skriftligt pr. brev eller e-mail. Vi kan besvare din anmodning pr. brev, e-mail, telefon eller enhver anden passende metode.

Effektiv fra: 03-07-2020