Privatlivspolitik

1 Introduktion

Vi bruger dine personlige oplysninger for at opfylde vores forpligtelse til at give en personlig og unik gæsteserviceoplevelse. Som en del af denne forpligtelse er vi forpligtet til at beskytte privatlivets fred for de personlige oplysninger, som vi indsamler.

Som en af vores gæster forstår og accepterer du, at vi indsamler og bruger dine personlige oplysninger i overensstemmelse med denne politik for administration af personlige oplysninger for gæster (denne “politik”).

2 Anvendelse af denne politik

Denne politik gælder for personlige oplysninger om gæster og de andre individer, som vi handler med, eller som besøger os, og for brugen af disse personlige oplysninger i enhver form – hvad enten det er mundtligt, elektronisk eller skriftligt.

Henvisninger til “Hotellet”, “vi” og “vores” i hele denne politik, afhængigt af konteksten, henviser til Hotel Sanders A/S.

“Personlige oplysninger” betyder enhver information, der indsamles og logges i et format, der gør det muligt at identificere dig personligt, enten direkte (f.eks. navn) eller indirekte (f.eks. telefonnummer) som en fysisk person.

Denne politik for håndtering af personlige oplysninger udgør en del af de vilkår og betingelser, der regulerer vores hoteltjenester. Ved at acceptere disse vilkår og betingelser accepterer du udtrykkeligt bestemmelserne i denne politik.

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger i overensstemmelse med gældende lovbestemmelser for at beskytte dine personlige data mod ulovlig eller utilsigtet ødelæggelse, utilsigtet ændring eller tab og uautoriseret adgang eller videregivelse. Til dette formål har vi truffet tekniske foranstaltninger (såsom firewalls) og organisatoriske foranstaltninger (såsom et bruger-id/adgangskodesystem, midler til fysisk beskyttelse osv.).

3 Typer af personlige oplysninger, vi indsamler

Udtrykket “personlige oplysninger” i denne politik henviser til oplysninger, som gør eller er i stand til at identificere dig som individ. De typer af personlige oplysninger, som vi behandler, omfatter:

dit navn, kontaktoplysninger, virksomhedstitel, fødselsdato, nationalitet og pasnummer;
oplysninger om gæsteophold, herunder din ankomst- og afrejsedato, købte varer og tjenester, fremsatte særlige anmodninger, observationer om dine servicepræferencer (herunder værelses- og feriepræferencer) og modtagne beskeder;
dine kreditkortoplysninger, onlinebrugerkontooplysninger og profiloplysninger;
enhver information, der er nødvendig for at opfylde særlige ønsker (f.eks. specifikke diætønsker, køb af varer og tjenester, jubilæumsdatoer osv.);
oplysninger indsamlet ved brug af lukkede tv-systemer, kortnøgler og andre sikkerhedssystemer;
kontakt og andre relevante detaljer vedrørende medarbejderne på virksomhedskonti;
i begrænsede tilfælde oplysninger vedrørende kundernes kredit.

Vi indsamler ikke bevidst følsomme oplysninger, såsom oplysninger, der afslører race eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger, fagforeningsmedlemskab, genetiske data, biometriske data, data vedrørende helbred eller data vedrørende en gæsts sexliv eller seksuelle orientering.

4 Hvordan vi indsamler personlige oplysninger

Vi indsamler oplysninger om dig på følgende måder:

når du giver os oplysninger via vores hjemmeside, eller når du sender os e-mails;
når vi taler med dig i telefonen;
når vi taler med dig personligt;
når du bruger vores websteder eller applikationer; eller
når dit billede er optaget på CCTV på hotellet, når du bruger telefonerne på værelset eller bruger din kortnøgle.

De fleste af de personlige oplysninger, vi behandler, er oplysninger, som du eller nogen, der handler på dine vegne, bevidst giver os. I nogle tilfælde behandler vi dog personlige oplysninger, som vi er i stand til at udlede om dig baseret på andre oplysninger, du giver os eller på vores interaktioner med dig, eller personlige oplysninger om dig, som vi modtager fra en tredjepart, såsom et rejsebureau .

5 Til hvilke formål bruges oplysningerne

I henhold til den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) kan vi indsamle og behandle dine personoplysninger for at:

opfylde kontraktlige forpligtelser over for dig, enhver, der er involveret i processen med at lave dine rejsearrangementer (f.eks. rejsebureauer, grupperejsearrangører eller din arbejdsgiver) og leverandører (f.eks. kreditkortselskaber);
levere og opkræve betaling for hotelophold og andre varer og tjenester, du køber;
give dig et bedre, mere personligt serviceniveau;
gennemføre markedsundersøgelser, kundetilfredsheds- og kvalitetssikringsundersøgelser, direkte markedsføring og salgsfremmende foranstaltninger;
besvare anmodninger om oplysninger og tjenester;
sørge for sikkerhed og tryghed for personale, gæster og andre besøgende;
administrere generel journalføring; og
opfylder lovmæssige og lovgivningsmæssige krav.

6 Offentliggørelser af dine personlige oplysninger

Fra tid til anden kan vi videregive dine personlige oplysninger. Vi foretager altid denne offentliggørelse i overensstemmelse med GDPR. Omstændigheder, hvor vi kan foretage en sådan videregivelse, er i tilfælde af vedligeholdelse af vores IT-system.

I det tilfælde videregiver vi oplysninger til følgende tredjeparter:

Navn	Formål	Personlige oplysninger angivet	Brugsperiode
ORACLE Corporation	SUITE8-applikationsvedligeholdelse	Alle databaseposter	Se kun til databasevedligeholdelse, når det anmodes om af Hotel Sanders, overvåget af et medlem af Senior Management of Hotel Sanders.

6.1 Juridiske krav

Vi forbeholder os retten til at videregive alle personlige oplysninger, vi har om dig, hvis vi er tvunget til at gøre det af en domstol eller anmodet om at gøre det af en statslig enhed, eller hvis vi fastslår, at det er nødvendigt eller ønskeligt for at overholde loven eller beskytte eller forsvare vores rettigheder eller ejendom i overensstemmelse med gældende love. Vi forbeholder os også retten til at opbevare indsamlede personlige oplysninger og til at behandle sådanne personlige oplysninger for at overholde regnskabs-, skatteregler og -bestemmelser og eventuelle specifikke love om opbevaring af registre.

7 Oplysninger, vi indsamler, når du besøger os online

Hvis du vælger at indhente oplysninger eller gøre forretninger med os online ved at besøge www.hotelsanders.com, vil du måske gerne vide følgende:

7.1 Du kan browse uden at afsløre din identitet

Du kan altid besøge vores hjemmesider uden at afsløre, hvem du er eller give personlige oplysninger.

7.2 Oplysninger om brug

Når du besøger vores websteder, indsamler vi brugsoplysninger (dvs. internetprotokoladressen, der automatisk tildeles din computer, hver gang du surfer på internettet, datoen og klokkeslættet for dit besøg, typen af internetbrowser, du bruger, og URL’en til enhver anden websted, der henviste dig til vores websted, og de sider, du tilgår og den tid, du bruger på hver side), men disse oplysninger er ikke knyttet til dig som enkeltperson, medmindre du opretter en brugerprofil. Vi bruger disse oplysninger til at evaluere og forbedre funktionerne, gæsteoplevelsen og funktionaliteten på vores websteder.

7.3 Cookieteknologi

Vi bruger “cookie-teknologi” på vores hjemmesider for at give os mulighed for at evaluere og forbedre funktionaliteten af vores hjemmesider. Cookies i sig selv kan ikke bruges til at afsløre din identitet. De identificerer din browser, men ikke dig, over for vores servere, når du besøger vores hjemmesider.

Hvis du ikke ønsker at acceptere cookies, kan du blokere dem ved at justere indstillingerne på din internetbrowser. Men hvis du blokerer dem, vil du ikke være i stand til at bruge alle funktionerne på vores websteder, inklusive de tilpasningsfunktioner, der er forbundet med oprettelse af en brugerprofil.

7.4 Oprettelse af en brugerprofil

Du kan oprette en brugerprofil på www.hotelsanders.comfor blandt andet at lette dine online transaktioner og for at skræddersy din oplevelse på vores hjemmesider til dine interesser, hvilket giver os mulighed for at komme med mere passende anbefalinger til dig. Vi kan bruge de oplysninger, du angiver i din brugerprofil, til at udfylde andre databaser, der vedligeholdes af os og vores tjenesteudbydere, alt efter hvad der er relevant. Ved at oprette en brugerprofil accepterer du, at vi må bruge de personlige oplysninger, du giver, til disse formål.

Du kan se, opdatere eller fjerne alle personlige oplysninger, som du har givet os til medtagelse i din brugerprofil ved at ændre din brugerprofil online eller sende en e-mail til info@hotelsanders.com< /a>. Selvom du vælger ikke at oprette en brugerprofil, kan du stadig bruge vores hjemmesider til at søge efter og købe tjenester.

7.5 Sikkerhed

Fordi sikkerheden af dine personlige oplysninger er vigtig for os, bruger vi Secured Socket Layer (“SSL”) software til at kryptere de personlige oplysninger, som du giver os. Hvis din browser er SSL-aktiveret (hvilket de fleste er), vil din overførsel af personlige oplysninger til os online blive krypteret. Du kan verificere, om dine personlige oplysninger overføres ved hjælp af SSL-kryptering, ved at bekræfte symbolet på en lukket lås eller fast nøgle i den nederste bjælke i dit browservindue. Du kan også verificere, at dine personlige oplysninger bliver krypteret ved hjælp af SSL-kryptering ved at sikre dig, at præfikset for den webadresse, der er angivet for den pågældende side, er ændret fra “http” til “https”. Hvis du ikke kan se det relevante symbol og “https”-præfikset, bør du ikke gå ud fra, at de personlige oplysninger, som du bliver bedt om at give, bliver krypteret før transmission.

De personlige oplysninger, vi indsamler fra dig online, opbevares af os og/eller vores tjenesteudbydere på databaser, der er beskyttet gennem en kombination af fysisk og elektronisk adgangskontrol, firewall-teknologi og andre rimelige sikkerhedsforanstaltninger. Ikke desto mindre kan sådanne sikkerhedsforanstaltninger ikke forhindre alt tab, misbrug eller ændring af personlige oplysninger, og vi er ikke ansvarlige for eventuelle skader eller ansvar i forbindelse med sådanne hændelser i det videst tilladte omfang af loven. I det usandsynlige tilfælde af et databrud, vil vi underrette dig om ethvert sådant tab, misbrug eller ændring af personlige oplysninger, der kan påvirke dig, så du kan træffe de nødvendige foranstaltninger for at beskytte dine rettigheder.

7.6 Mindreårige

Vores hjemmeside sælger ikke produkter eller tjenester til køb af børn, og vi anmoder eller indsamler ikke bevidst personlige oplysninger fra børn. Hvis du er under 18 år (eller mindreårig i den jurisdiktion, hvor du tilgår vores websteder), må du kun bruge vores websteder med involvering af en forælder eller værge.

8 valg

Du kan altid vælge, hvilke personlige oplysninger (hvis nogen) du ønsker at give os. Men hvis du vælger ikke at give visse detaljer, kan nogle af dine oplevelser med os blive påvirket (for eksempel kan vi ikke tage en reservation uden et navn).

Hvis du giver os dine kontaktoplysninger (f.eks. postadresse, e-mailadresse eller telefon), kan vi kontakte dig inden dit ophold for at sikre, at dit ophold lever op til dine forventninger, og hvis du vælger at tilmelde dig vores nyhedsbrev , distribuere vores nyhedsbrev til dig. Du kan altid vælge, om du vil modtage nogen af eller alle disse meddelelser, ved at kontakte os som beskrevet i afsnit 12 nedenfor eller følge instruktionerne for “afmeld” i meddelelserne.

9 Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Hotel Sanders besidder og bruger dine personoplysninger i 365 dage efter dit ophold, som krævet af dansk lovgivning, og destruerer uden forsinkelse sådanne personoplysninger, hvis formålet med brugen er opfyldt. Proceduren og metoden til destruktion er som følger:

Personlige oplysninger dokumenteret på papir vil blive makuleret eller forbrændt.
Personlige oplysninger gemt i form af elektroniske filer vil blive ødelagt med tekniske midler, hvilket gør registreringerne ikke-reproducerbare.

10 Opdatering eller adgang til dine personlige oplysninger

Du har ret til at få adgang til, ændre og anmode om sletning af personlige oplysninger om dig. Hvis du ønsker at forespørge om personlige oplysninger, vi måtte have om dig, kan du gøre det ved at sende os en skriftlig anmodning pr. brev eller e-mail til de adresser, der er angivet i afsnit 12 nedenfor. Sørg for at inkludere dit fulde navn, adresse og telefonnummer og en kopi af et dokument, der beviser din identitet (såsom et id-kort eller pas), så vi kan fastslå din identitet, og om vi har nogen personlige oplysninger om dig, eller i tilfælde af vi er nødt til at kontakte dig for at få yderligere oplysninger, vi kan kræve at træffe denne afgørelse.

Hvis du fremsætter mere end én anmodning hurtigt efter hinanden, kan vi svare på din efterfølgende anmodning ved at henvise til vores tidligere svar og kun identificere elementer, der har ændret sig væsentligt.

Du kan altid anmode om, at vi retter, annullerer og/eller stopper behandlingen af personlige oplysninger, som vi har om dig. Hvis personoplysningerne er forkerte, eller behandlingen skulle standses, sletter eller retter vi personoplysningerne.

11 Ændringer af denne politik

Ligesom vores virksomhed ændrer sig konstant, kan denne politik også ændre sig. For at hjælpe dig har denne politik en ikrafttrædelsesdato angivet i slutningen af dette dokument.

12 Anmodning om adgang til personlige oplysninger/spørgsmål eller klager

Hvis du har spørgsmål om denne politik, eller nogen bekymringer eller klager i forbindelse med administrationen af denne politik, eller hvis du ønsker at indsende en anmodning (på den måde, der er beskrevet i afsnit 10 ovenfor) om adgang til de personlige oplysninger, som vi vedligeholde om dig, bedes du kontakte os på en af følgende måder:

ved at kontakte hotellet via e-mail info@hotelsanders.com, ATT: Security & Overholdelse
med post på Tordenskjoldsgade 15, 1055 København K, Danmark.

Alle anmodninger om adgang til dine personoplysninger skal fremsendes skriftligt via brev eller e-mail. Vi kan besvare din anmodning via brev, e-mail, telefon eller enhver anden passende metode.

Ikrafttrædelsesdato: 03-07-2020